Medewerker interview: Ben vertelt

Ben, medewerker van het eerste uur, werkt als operations medewerker op de technische afdeling van AKSI. Hij is onder andere verantwoordelijk voor de beschikbaarheid en de continuïteit van systemen. We vroegen Ben om zijn werk toe te lichten, om buitenstaanders een idee te geven van wat er binnen een ICT organisatie zoal gaande is.

  • Hoe ben je bij AKSI Automatisering terecht gekomen?

Via een werving & selectie bureau werd ik aangedragen voor een vacature van AKSI Automatisering. Destijds bestond AKSI nog alleen uit Adwim en Ronald en ik kwam de servicedesk versterken. Uiteindelijk ben ik doorgegroeid naar operations.

  • Wat houdt het werk van een operations medewerker in?

Een operations medewerker is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van alle ICT-systemen. Ik zorg er bijvoorbeeld voor dat een back-up ingeregeld wordt als een server van een klant in beheer genomen wordt en de dagelijke controles en restore. Maar ook dat de updates regelmatig worden uitgevoerd. De operations afdeling bewaakt de beschikbaarheid door middel van monitoring en grijpt proactief in als bijvoorbeeld een schijf van een server vol dreigt te lopen. Daarnaast zijn wij het eerste aanspreekpunt voor het disaster recovery beleid.

Operations wordt daarnaast ook vaak ingezet om te helpen met hardware defecten of hardware uitleveringen. Het is dus niet zo dat je als operations medewerker steeds op dezelfde locatie werkzaam bent. Je komt ook bij klanten op locatie. AKSI Automatisering maakt gebruik van meerdere datacentra en daar moet ik ook zo nu en dan heen.

  • Waar haal je het meeste plezier uit?

Persoonlijk vind ik het leuk om nieuwe trajecten te adopteren. Als een klant een nieuwe server krijgt, dan gaat dat via het projectbureau. Als de server eenmaal uitgeleverd is, is het de beurt van operations om voor continuïteit te zorgen. Updates gebeuren tegenwoordig geautomatiseerd, maar dat moet wel goed uitgedacht, afgestemd en ingeregeld worden. Er wordt, indien gewenst, antivirus op gezet en we controleren of we de documentatie (denk aan een netwerktekening) nog moeten aanvullen.

Naast nieuwe trajecten gebeurt het ook vaak dat we bestaande serveromgevingen van een nieuwe klant overnemen qua onderhoud. Dan is het een uitdaging om die omgeving qua inrichting netjes te maken, een goede inventarisatie te doen en de documentatie op orde te maken.

  • Wat is het lastigst aan je huidige werk? Zijn er dingen die je minder leuk vindt?

Repeterende taken met betrekking tot updates vind ik iets minder, maar dat is nu eenmaal iets wat er bij hoort.

  • Is je werk de afgelopen jaren veel veranderd? Heeft de AVG bijvoorbeeld impact gehad op jouw werkzaamheden?

Er zijn continu nieuwe technische ontwikkelingen, maar dat maakt mijn werk interessant. Veel klanten die vroeger een on premise oplossing hadden gaan nu naar de cloud. Daarnaast worden back-up en opslagmethodes steeds professioneler en veelzijdiger.

Qua beleid is het één en ander verandert binnen AKSI. De AVG heeft daar invloed op gehad, maar die veranderingen waren gewenst. De veiligheid van systemen wordt nu nog serieuzer genomen door onze organisatie en door onze klanten. Dat maakt mijn werk makkelijker.

  • Wanneer hebben klanten contact met jou?

Bij een hardware defect, zoals een de vervanging van een harde schijf, of het uitleveren van bepaalde hardware kom ik in beeld. Daarnaast voer ik een back-up recovery uit op verzoek of in het geval van een disaster.

  • AKSI is de afgelopen jaren gegroeid en verhuisd, wat resulteert in een nieuwe werkomgeving aan de Meerweg. Hoe ervaar je dat?

In het begin werkte ik nauw samen met Ronald en Adwim. De lijntjes waren erg kort. Daardoor was iedereen altijd overal van op de hoogte. Inmiddels zitten we op 15 medewerkers en dan is het belangrijk om interne processen goed op orde te hebben. Daarom zijn er de afgelopen jaren een heel aantal dingen veranderd. We voldoen nu aan de ISO 27001 certificering en dat vereist een bepaalde manier van werken. Omdat we nog steeds groeien, moeten we blijven optimaliseren. Regelmatig word ik gevraagd mee te denken om bepaalde processen te verbeteren, maar er is ook ruimte voor eigen initiatief. Dat hoort ook bij de functie vind ik. Het nadenken over, en verbeteren van procedures zorgt voor een continue verbetering. Als je dagelijks in zo’n proces zit heb je daar veel kennis van, samen met een frisse blik van iemand buiten dat proces kom je snel tot een beter resultaat. Zo heb ik onlangs gewerkt aan het in kaart brengen van ons knowledge management en heb ik een testprocedure bedacht en uitgewerkt voor het testen van de noodstroom voorziening in ons nieuwe kantoor en datacenter Haren.

Bedankt voor je tijd, Ben!

Deze week is Ben 12,5 jaar in dienst bij AKSI Automatisering! Voor AKSI is hij de eerste medewerker die het koperen jubileum haalt. In de ICT branche van tegenwoordig een bijzonder feit. Dat wordt uiteraard gevierd met taart!

Samen een sterk geheel

Vorig jaar is AKSI Automatisering weer gegroeid. We hebben drie nieuwe medewerkers mogen verwelkomen. Er zijn nieuwe klanten bijgekomen en er zijn leuke en uitdagende projecten uitgevoerd. Inmiddels voelt iedereen zich thuis op onze nieuwe locatie. En niet alleen AKSI Haren, ook AKSI Apeldoorn is weer aan uitbreiding toe.

De groei van het bedrijf vereist ook continue procesoptimalisatie. Het jaar 2019 staat daarom in het teken van “een sterk geheel“.

Graag geven wij je een idee van wat wij hieronder verstaan;

  • Wij willen niets liever dan een sterk geheel vormen met onze klanten. Voor een optimale dienstverlening is het nodig dat we ons verdiepen in de werkprocessen van een klant. Door persoonlijk contact en duidelijke taal bereiken we samen ons doel, namelijk efficiënter en makkelijker werken mogelijk maken door middel van gepaste IT-oplossingen.
  • Onze medewerkers zijn enthousiast en gedreven. Door hun krachten te bundelen willen we een sterk team gaan vormen. Ook willen wij door leuk en gevarieerd werk te bieden voor aantrekkingskracht zorgen als werkgever.
  • De diensten die wij leveren moeten vanaf het begin (inventarisatie en implementatie) tot aan het eind (support en beheer) staan als een huis. De diverse services vullen elkaar aan en zorgen zo voor innovatiekracht bij hun gebruikers.

Wat voor veranderingen kun je verwachten?
Om dan maar meteen daad bij het woord te voegen gaan we intern processen optimaliseren door een nieuw pakket te gaan gebruiken voor het registreren van calls. Dat merk je waarschijnlijk doordat de e-mail layout van notificaties er anders uit gaat zien. Dat pakket wordt ingezet voor verschillende doeleinden. In het geval van sales voor offertes en sales orders. De servicedesk gebruikt het voor het registreren van incidenten en andere verzoeken. En we gaan het inzetten voor projectmanagement en facturatie.

Ook zijn we actief bezig met het goed inzichtelijk maken van alle kennisgebieden en de beschikbare informatie. Dit om het inwerken van nieuw personeel zo vloeiend mogelijk te laten verlopen. Ook hiervoor gaan we een nieuw pakket inzetten; IT Glue. In het pakket voer je niet alleen informatie in, je kunt ook verbanden tussen verschillende informatiebronnen leggen. Waardoor je snel van het ene in het andere komt. De informatie wordt dus meer aangereikt, in plaats van te moeten zoeken. Dit moet onze medewerkers helpen klanten sneller te kunnen helpen.

De website krijgt in de loop van het eerste kwartaal een nieuw uiterlijk en ook de huisstijl wordt een klein beetje aangepast. Met een paar klikken moet snel duidelijk worden waar je voor terecht kan bij AKSI Automatisering.

Een aantal diensten krijgen dit jaar extra aandacht, zoals onze object storage as a service en infrastructure as a service oplossingen. Ons vertrouwde WebPlek concept is toe aan een update en zal voorzien worden van nieuwe features.

Een hoop nieuwe plannen voor dit jaar dus. Met als resultaat hopelijk een nog sterker geheel!

Het verhaal van Adwim in Dubai

AKSI Automatisering B.V. is al 21 jaar partner van Dell. Vooral de server, opslag en desktop producten vinden hun weg naar onze klanten. Omdat we al zó lang partner zijn, kregen we een uitnodiging om naar hun Europese event, Dell Go Beyond tour, te komen in…….Dubai!

Ik vloog op dinsdag 15 januari met een Airbus A380 van FlyEmirates met circa 30 nederlandse Dell partners naar Dubai. Mede door het 3 uur tijdsverschil kwamen we in Dubai aan om één uur lokale tijd. De volgende ochtend werden we op tijd aan het ontbijt verwacht, zodat om negen uur alle presentaties van de verschillende leveranciers (DellEMC, Intel, Nvidia en Microsoft) konden beginnen. Op Amerikaanse wijze, met veel spektakel, werden door vooraanstaande managers van deze bedrijven diverse onderwerpen gepresenteerd. Als belangrijk punt werd genoemd dat Dell sinds Q4 2018 marktleider is op servergebied (HP voorbijgestreefd). En een ander belangrijk punt; op 14 januari 2020 loopt de ondersteuning voor Windows 7 en Server 2008(r2) af!

Na alle verplichte nummers mochten we ontspannen; we werden per bus vervoerd naar het havengebied, waar enkele jachten klaarlagen om ons de zee op te varen. Op zee werden de boten uiteindelijk in een cirkel aaneen geschakeld, zodat we de mogelijkheid kregen om te gaan zwemmen. Na dit water avontuur werden we ’s avonds in de Nikki Beach club verwacht. De avond werd ingevuld met een barbecue, verschillende dans acts en een disco, het ging tot in de late uurtjes door….

De volgende dag stond ons het Formule 1 event op te wachten! DellEMC sponsort het McLaren Formule 1 team, dus we dachten in een 2-seater over een parcour te gaan boenderen! Dát liep even anders… De organisatie had bedacht dat er ook een moment van teambuilding moest zijn, dus moesten we uit kartonnen vellen een Formule 1 auto bouwen aan de hand van bouwschema’s. Daarna werd er tussen de verschillende landen nog een daadwerkelijke wedstrijdrace georganiseerd, die uiteindelijk Ferrari land Italië heeft gewonnen. Ondanks de aanvankelijke teleurstelling was het een zeer geslaagde en hilarische ochtend!

Ná al dit race geweld, hadden we de middag vrijaf. Nu we er tóch zijn, gingen we die middag natuurlijk wél zinvol invullen! Het idee was met ‘ons groepje’ in het hoogste gebouw ter wereld, de Burj Khalifa, het uitzicht te gaan bekijken. Dit enorme gebouw is 828 meter hoog. De lift bracht ons naar de 124e verdieping op 452 meter hoog. Het uitzicht was fenomenaal! Men wist ons te vertellen dat er inmiddels een nóg hoger gebouw in de planning staat. Dit gebouw moet 1,3km hoog gaan worden. Alles is extreem in Dubai!

Als klapper op de vuurpijl gingen we de laatste avond uiteten in het hotel/restaurant Burj al Arab. Een zeer indrukwekkend gebouw, zowel van binnen als van buiten. Het eten was heerlijk en met ontzettend veel zorg bereid en geserveerd. Wederom met veel partners uit de ICT wereld kunnen klankborden. Leuk om te horen hoe zij erover denken en bepaalde zaken aanpakken en om te zien dat wij toch ook wel heel vooruitstrevend bezig zijn! De avond en het event werd officieel afgesloten door een speech van Philip Mcguire, Sales Director bij DellEMC en verantwoordelijk voor heel West-Europa. We hadden ons voorgenomen dit keer op tijd op bed te gaan, want morgenochtend zou de bus om 05:25 bij het hotel staan om ons naar het vliegveld te brengen, maar je begrijpt het al, nu we er toch zijn, wil je eruit halen wat erin zit…het motto was dan ook; we aren’t here for a long time, but a good time!

Adwim Kalfsterman, Algemeen Directeur

Schaduw-IT

In de vorige nieuwsbrief brachten we schaduw-IT ter sprake als een belangrijk securitypunt van 2019. Misschien ben je niet op de hoogte van wat schaduw-IT betekent, maar bijna iedereen maakt er wel eens gebruik van. Misschien wil je een bestand opsturen en blijkt deze te groot, dan gebruik je toch even gauw WeTransfer? Een projectgroep gebruikt Dropbox, want wel zo makkelijk. Geen telewerken mogelijkheid? Dan e-mail je jezelf via Gmail een aantal bestanden om toch thuis te kunnen werken.

Wat is het?
De term schaduw-IT of shadow IT staat voor het gebruiken van IT-middelen binnen de organisatie die niet zijn goedgekeurd door de IT-afdeling. Het gaat vaak om gratis oplossingen waar men gauw gebruik van maakt. De IT-afdeling is daar vaak niet van op de hoogte. Vandaar de term schaduw IT, de ingezette gratis oplossingen zijn immers onzichtbaar voor de IT-afdeling. Dat er op die IT-middelen algemene voorwaarden en privacy policies van toepassing zijn, is bij iedereen bekend. Maar ze worden niet vaak gelezen.

Gartner voorspelde al in 2016 dat schaduw-IT een sluipend probleem is. Hoe kun je als IT-afdeling beschikbaarheid van bedrijfsdata garanderen als je niet weet waar de helft van de data zich bevindt? Hoe waarborg je vertrouwelijkheid van data als publieke middelen gebruikt worden? Wist je dat tools als Dropbox aansprakelijkheid uitsluiten als het gaat om dataverlies? Ook in kader van compliance gaan Schaduw-IT en de AVG gaan gewoonweg niet samen. Bij deze gratis tools lever je altijd privacy in en ze zijn een continu doelwit voor cybercrime.

Meer dan 80% van de medewerkers zet wel eens schaduw-IT in. Er is vaak geen sprake van kwade opzet bij het inzetten van schaduw-IT. Gebruikers proberen hun werk vaak snel en effectief te doen en bepaalde functionaliteiten van de gratis opties dragen daar aan bij. Dus wat kun je doen om het te voorkomen?

  • Zorg voor bewustwording bij het personeel;
  • Inventariseer de IT- of communicatiebehoeftes van je personeel en biedt een geschikt alternatief;
  • Indien je een thin client omgeving hebt, kan op een vrij simpele manier verhinderd worden dat gebruikers zelf software installeren;
  • Indien je gebruikmaakt van werkstations en laptops, kan een device management systeem een optie zijn;
  • Stel een informatie classificatie beleid op en bepaal per type informatie (confidential, restricted, public, internal) hoe de medewerker geacht wordt met deze informatie om te gaan.

Heb je vragen naar aanleiding van deze informatie? Stel ze gerust aan onze security officer via security@aksi.nl.