WebPlek365: Document Management Systeem

Doordat we in meerdere systemen werken staat data overal en nergens. Stond het betreffende document op de fileserver? Of had ik het document in mijn e-mail? Het is voor velen geen onbekend probleem.

Als je wilt dat documenten altijd beschikbaar zijn en gebruiksvriendelijker toegankelijk zijn dan zou DMS interessant voor jullie organisatie kunnen zijn. Verander dan in een paar klikken SharePoint, OneDrive & de fileserver (netwerkschijf) in een gebruiksvriendelijk documentmanagementsysteem. 

Wat is een document management systeem?

Een document management systeem (afgekort als DMS) zorgt ervoor dat je documentenstroom efficiënt en geordend is. In plaats van losse documenten systemen zoals de netwerkschijf, SharePoint, OneDrive, documenten in Microsoft Teams en andere separate opslaglocaties wordt bij WebPlek365 alles getoond binnen één documenten app. Een DMS betekent dat alle documenten centraal beschikbaar zijn.

Met het DMS van WebPlek365 zijn al je documenten ook beschikbaar op ieder apparaat. Hierdoor kun je vanaf een mobiel, tablet of desktop documenten zoeken, bewerken en delen. Binnen het document management systeem maak je gebruik van de onderliggende opslag (bijvoorbeeld de netwerkschijf en Office 365) terwijl alle documenten oplossingen een gelijke weergave krijgen.

Al je data in de cloud?

Om veilig in de cloud te werken adviseren wij altijd om een goede backup te regelen. Onze dienst AKSI Backup Microsoft Cloud is daar bijvoorbeeld een geschikte oplossing voor.

Het is daarnaast altijd verstandig om te kijken naar wat voor data je in de cloud zet. In het kader van de AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens) dient een organisatie extra zorgzaam om te gaan met gevoelige persoonsgegevens. Uiteraard kunnen we je daarbij adviseren.

Flexibel werken op werkstation, laptop of tablet.

Eén DMS voor al jouw documenten

De overgang van een netwerkschijf naar het DMS binnen Office 365 is groot. Door de intuïtieve gebruikersinterface over SharePoint, OneDrive & de fileserver (netwerkschijf) te leggen, kunnen mensen zonder training online gebruik maken van hun documenten. Hierdoor maakt iedereen gebruik van één document management oplossing. Het DMS is daarnaast beschikbaar in meerdere talen zodat internationale bedrijven er gebruik van kunnen maken.

Ben je benieuwd naar hoe het precies in elkaar zit? Vraag dan gerust een demonstratie aan. We laten je graag de ins en outs zien.

6 tips voor een moderne en flexibele werkplek

We willen graag allemaal flexibel werken op zowel laptop, tablet als telefoon. Waar alleen vaak geen rekening mee gehouden wordt is dat je meer nodig hebt om flexibel te kunnen werken dan alleen een device. Wil je dat je medewerkers optimaal flexibel kunnen werken? Neem dan de volgende 5 punten mee.

1. Flexibele printmogelijkheden

Altijd een vaste plek is verleden tijd. Veel organisaties hebben kantoortuinen, waar een vaste plek niet vanzelfsprekend is. Vooral als het bedrijf ook veel parttimers en gedetacheerden in dienst heeft. Juist nu beginnen veel organisaties ook in te zien dat thuiswerken een optie is. Minder kantoorruimte – vaker thuis aan de slag.

Daarmee zijn de printbehoeften ook veranderd. Eigenlijk zouden de printfaciliteiten net zo flexibel moeten zijn als de moderne werkplek zelf. Hoe ideaal zou het zijn als eindgebruikers vanaf thuis of onderweg een printopdracht kunnen versturen? HP biedt mogelijken voor printeroplossingen die ook eenvoudig bediend kunnen worden vanaf thuislocaties van werknemers, of waar ze zich ook bevinden.

Maar het kan ook anders! Tegenwoordig zijn er ook mobiele afdrukapparaten beschikbaar. Deze zijn gemakkelijk overal mee naar toe te nemen en met één druk op de knop beschik je zo over een uitgeprint document.

2. Maak het aansluiten aan randapparatuur zo simpel mogelijk

Het is voor medewerkers wel zo fijn als ze hun laptop snel kunnen aansluiten op bijvoorbeeld een extern toetsenbord, monitor, muis en printer. Op zoek naar stekkers en stopcontacten is niemands favoriete bezigheid. En daar komt nog eens bij dat veel laptops tegenwoordig niet eens zoveel connectiemogelijkheden bieden!

De oplossing is een dockingstation: een kastje met diverse poorten waarop al deze apparatuur van tevoren al is aangesloten. In principe hoeven gebruikers alleen hun laptop met een kabel aan te sluiten op dit station, waarna ze direct aan de slag kunnen.
Er zijn diverse docking stations beschikbaar in verschillende prijscategoriën. Kijk eerst naar wat je er op aan wilt sluiten. Een set van 4K monitoren heeft wellicht een ander docking station nodig, dan een simpelere opzet.

Dell komt tegenwoordig ook met beeldschermen met ingebouwde USB-C docking. Nog minder apparatuur op je bureau, wie wil dat nou niet.

3. Stroomuitval en nu?

Behalve dat medewerkers niet verder kunnen met hun werk, kan er ook dataverlies optreden. Niet opgeslagen werk kan dan verloren gaan. Stroomstoringen zijn daarnaast niet bevorderlijk voor de levensduur van hardware.

Met een UPS (Uninterruptible Power Supply) van APC of Eaton kun je deze ellende voorkomen. APC biedt betaalbare en betrouwbare bescherming tegen veelvoorkomende problemen met de netspanning. Ook wanneer de stroom volledig wegvalt. Daardoor hebben medewerkers de tijd hun werk te bewaren en het apparaat veilig af te sluiten.

4. Voorkom geluidsoverlast

Geluidsoverlast is één van de meest voorkomende ergernissen op de moderne werkplek. Zowel thuis als op kantoor kunnen mensen elkaar lang niet altijd goed verstaan. Bovendien zorgen storend omgevingsgeluiden voor een minder productieve werkomgeving.
Een mogelijke oplossing is investeren in goede audiovoorzieningen die zowel omgevingsgeluid dempen als de verstaanbaarheid vergroten. Bijvoorbeeld een kwalitatieve headset van Jabra blokkeert storend geluid en vergroot de verstaanbaarheid door hoogwaardige microfoontechnologie.

5. Maak werken zo ergonomisch en comfortabel mogelijk

Laptops zijn ideaal voor onderweg, maar minder geschikt om urenlang aan te werken. Een ineengedoken houding en verkrampte polsen en handen, zorgen voor lichamelijke klachten waar niemand op zit te wachten. Als er geen werkplek met docking station voorhanden is, dan is een laptopstandaard ook een optie.
Microsoft biedt ook de nodige accessoires, zoals het Natural Ergonomic Keyboard 4000, een ergonomisch toetsenbord dat een natuurlijke houding van de polsen en handen bevordert.

6. Bescherm jezelf en je collega’s

We hebben het nu wel genoeg gehoord, nieuws over Covid-19. Waarschijnlijk werk jij of werkt je collega al langere tijd thuis. Het neemt niet weg dat we nog een lange weg te gaan hebben voordat we allemaal weer op kantoor kunnen zitten.

AKSI Automatisering heeft de werkplekken daarom voorzien van transparante tussenschermen. Medewerkers die tegen over elkaar zitten kunnen elkaar zo minder snel besmetten. Er zijn schermen beschikbaar die aan de monitor-arm bevestigd kunnen worden en ook schermen die in het midden tussen de bureaus geplaatst kunnen worden. Vraag gerust naar extra informatie.

En die leuke plantenbakken? Op deze manier hebben we extra ruimte tussen de bureaus gecreeërd. Deze zijn door Sprinklr op locatie geplaatst.

WebPlek voor RDS vernieuwd

Nu AKSI Automatisering de WebPlek365 dienst heeft gelanceerd, wordt er ook gevraagd naar hoe dat zit met onze originele online-werkplek-dienst WebPlek. WebPlek365 is een alternatieve online werkomgeving die ideaal is voor klanten die veel met SaaS-oplossingen (software-as-a-service) werken. De originele WebPlek dienst gebaseerd op een RDS omgeving blijft gewoon bestaan en is onlangs van een grote update voorzien – WebPlekv3. Deze omgeving blinkt uit in veiligheid, stabiliteit en is met name geschikt voor bedrijven die met nog veel lokaal geïnstalleerde Windows applicaties werken (dus geen SaaS).

Webplek v3 is een doorontwikkeling van de huidige Webplek dienstverlening. Tijdens de ontwikkeling hebben we het remote werken en de beveiliging van klantdata op de eerste plek gezet. Zo hebben we een nieuwe, veilige, schaalbare en stabiele dienst weten neer te zetten. Namelijk een private cloud oplossing, waar de remote desktop server, met al haar voordelen, nog steeds centraal staat.

Onze vernieuwde WebPlek-dienst zorgt ervoor dat medewerkers vanaf elk type device toegang kunnen krijgen tot bedrijfsapplicaties en hun data. Ook kunnen er koppelingen met Office 365 en AzureAD gelegd worden om het krachtige Office 365 platform te integreren in de remote desktop omgeving. Daarnaast staat alles aanwijsbaar in één van de 3 AKSI datacenters en wordt volledig beheerd en bewaakt door AKSI Automatisering.

Een paar voorbeelden waarom WebPlekv3 bij jou zou kunnen passen:

  • Jouw organisatie wil graag weten waar hun data staat, tastbaar in Nederland, vallend onder Nederlandse wetgeving.
  • Jullie werk leunt op applicaties, die op een server draaien en niet in de cloud.
  • Veel medewerkers in je organisatie hebben genoeg aan een thin client en toegang tot de server.
  • Je hebt medewerkers die veelal op kantoor zitten, maar je hebt ook flexibele medewerkers die onderweg het één en ander willen kunnen inzien.
  • Er is behoefte aan Nederlandse support van een skilled servicedesk, die je meteen kunt bellen of e-mailen.

AKSI Automatisering heeft een uitgebreide service catalogus en soms is het daarom lastig te bepalen wat bij jouw organisatie past. Wij kunnen je beter helpen als wij weten wat jouw organisatie nodig heeft. Vraag daarom een vrijblijvend adviesgesprek aan.

Gebruikt jouw organisatie op dit moment een oudere versie van WebPlek? Overleg met je accountmanager over de mogelijkheden.

AKSI Backup Microsoft Cloud

Je maakt gebruik van Office 365 of Exchange Online? Dan is het een prettig idee om een backup van je data te hebben op een beveiligde omgeving op een aanwijsbare plek. AKSI Backup Microsoft Cloud slaat jouw bestanden met behulp van Veeam 365 technologie op hier in Groningen.

Veeam is een vooraanstaande partij als het om backup oplossingen gaat. AKSI Automatisering is een gecertificeerde Veeam partner.

Onze AKSI Backup Microsoft cloud oplossing backupt alle gegevens die in de Microsoft Office 365 cloud worden opgeslagen. Dit omvat de documenten in SharePoint, OneDrive en Teams, maar ook de mail die in Exchange Online is opgeslagen.

Alle data wordt opgeslagen in onze High Availability private cloud omgeving, welke wordt gehost over 3 Datacenter sites in Noord Nederland. Dit houdt in dat bij uitval van een compleet datacenter, de dienst nog steeds operationeel blijft.

Standaard wordt deze dienst geleverd met 30 dagen retentietijd. Naar wens kan deze retentietijd worden verlengd.

Waarom kies je voor deze oplossing?

Data is van kritiek belang voor de continuïteit van jullie organisatie. Jij wilt graag jouw data op een aanwijsbare plek in Nederland beschikbaar hebben, waar jouw data ook onder Nederlandse wetgeving valt.

Doordat de oplossing volledig in beheer is bij AKSI, kunnen wij snel en adequaat handelen als er iets moet gebeuren.

6 Concrete redenen waarom je voor deze oplossing kiest;

  • (Per ongeluk) Wissen van data – ookal heb je alles geografisch redundant uitgevoerd, als een eindgebruiker per ongeluk belangrijke data wist, dan wordt die wijziging ook in het hele netwerk gerepliceerd. Office 365 biedt slechts beperkte beveiliging tegen dataverlies.
  • Onduidelijk retentiebeleid – De beleidsregels van Office 365 worden voortdurend bijgesteld, waaronder ook het retentiebeleid, wat moeilijk bij te houden is, laat staan te beheren. Het huidige beleid voorkomt situationeel dataverlies, maar is niet bedoeld als alles omvattende back-upoplossing.
  • Interne beveiliging – In Microsoft is het onmogelijk een gewone gebruiker te onderscheiden van een ex-medewerker die vóór vertrek probeert om kritieke bedrijfsgegevens te verwijderen. Bovendien zorgen sommige gebruikers onbewust voor ernstige risico’s door middel van bijvoorbeeld geinfecteerde usb-sticks of het downloaden van virussen.
  • Externe beveiliging – Malware en virussen, zoals ransomware, hebben het afgelopen jaar over de hele wereld ernstige schade aan organisaties toegebracht. Niet alleen staat de reputatie van een bedrijf op het spel, maar ook de privacy van interne en klantgegevens.
  • Compliance eisen – Data is van kritiek belang voor de continuïteit van jullie organisatie. Jij wilt graag jouw data op een aanwijsbare plek in Nederland beschikbaar hebben, waar jouw data ook onder Nederlandse wetgeving valt.
  • Hybride e-mailimplementaties – De juiste back-uplossing voor Office 365 moet geschikt zijn voor hybride e-mailimplementaties en moet Exchange-data, ongeacht de bronlocatie ervan, precies hetzelfde afhandelen. Bijzonder relevant voor organisaties die nog niet helemaal in Exchange Online werken.

Bel ons als je vragen hebt over deze dienstverlening via 050 – 5490064. Onze salesafdeling staat je graag te woord.

Flexibel werken met WebPlek365

Nederland ver-SaaS-t. Applicaties zijn veelal beschikbaar via de Cloud en dagelijks komt er nieuwe software bij. In veel organisaties worden verschillende applicaties gebruikt. De één is te bereiken via een website, de ander is geïnstalleerd op de server. Voor alle programma’s gebruik je weer een ander wachtwoord. Er is behoefte aan een overzicht van beschikbare applicaties op basis van rollen en functieprofielen in de organisatie.

Daarom hebben we WebPlek365 ontwikkeld. Dat is een online portaal, waar alle applicaties en documenten, die jouw organisatie gebruikt, samenkomen. Denk hierbij aan je e-mail, agenda, Office-applicaties, intranet, werkinstructies, procedures, branchespecifieke applicaties en nieuws feeds. En dat makkelijk via één klik bereikbaar via je browser, of je nu op je telefoon, laptop of tablet werkt.

Op de website www.webplek365.nl hebben we uitgebreide informatie staan over dit concept. Je kunt ook een demonstratie aanvragen bij één van onze accountmanagers. Het is belangrijk om te bepalen of WebPlek365 bij jouw organisatie aansluit of dat een rds-gebaseerde oplossing zoals WebPlekv3 beter past.

Veilig inloggen met DUO

Inloggen met tweefactorauthenticatie (2FA) is een stuk veiliger en verkleint de kans dat je wordt gehackt. Naast je wachtwoord gebruik je een tweede middel om je te identificeren. Mocht iemand je wachtwoord achterhalen, kan hij nog steeds niet inloggen in je account. AKSI biedt drie methodes; via fysieke tokens, SMS en nu ook de DUO app.

Voordelen van de DUO app zijn;

  • Je kunt de app makkelijk op je telefoon (en zelfs smartwatch) installeren,
  • Op het moment van inloggen krijg je een pushnotificatie en vink je ok aan als je wilt inloggen. Je hoeft dus geen codes over te nemen, zoals bij de Google Authenticator,
  • Deze dienst is makkelijker op en af te schalen,
  • DUO integreert makkelijk met diverse diensten waarvoor jij moet inloggen.

Waarom kies je voor 2FA?

Het is je vast niet ontgaan dat er diverse databases met wachtwoorden gehackt zijn. Denk bijvoorbeeld aan de LinkedIn hack van 2012. Cybercriminelen maakten wachtwoorden buit met als doel om hacktechnieken, zoals een brute force attack, een grotere kans van slagen te geven. Bij een brute force attack gebruikt een hacker een bepaalde software die met de wachtwoorden uit zo’n database gaat proberen in te loggen. Je hebt tegenwoordig dus een goed wachtwoord nodig.

Echter onthouden de meeste mensen moeilijke wachtwoorden niet en gaan voor iets makkelijkers. Dit is niet raar, maar het maakt jouw bedrijfsnetwerk wel kwetsbaar. 2FA voegt een extra beveiligingslaag aan het inlogproces toe. Op deze manier verklein je de kans om via gekraakte wachtwoorden gehackt te worden enorm.

Afhankelijk van wat het beste bij jouw organisatie past bieden wij meerdere opties aan voor tweefactorauthenticatie.