Over accountancy in een IT landschap.

Klantinterview met René Hiemstra van Priore

We zijn benieuwd naar hoe onze klanten tegen automatisering, in het bijzonder IT, aankijken. Waar liggen de uitdagingen en waar de kansen? Beïnvloedt IT hun dagelijkse werk? Waar zouden we een stapje extra kunnen zetten?

Vorig jaar mochten we een nieuwe klant, PR1ORE accountants & belastingadviseurs uit Heerenveen, verwelkomen op WebPlek. Waar voorheen nog alles op locatie stond, hebben ze de overstap naar de AKSI Cloud gemaakt. Een flinke verandering en een nieuwe manier van werken. Wat voor organisatie is Priore? En wat voor impact heeft deze wijziging voor hen?

Persoonlijke aandacht voorop

Priore bestond afgelopen januari precies 20 jaar, met inmiddels 4 vennoten en 24 medewerkers richt Priore zich op vooral op de MKB bedrijven in m.n. Noord-Nederland. De branches waar Priore werkzaam in is, is heel divers. De diensten die Priore aanbiedt bestaan uit de basis voornamelijk uit: administratieve dienstverlening, het opstellen van jaarrekeningen en bijbehorende fiscale aangiften en het verzorgen van de salarisadministraties. Daarnaast zijn zij sparing partner/adviseur op het gebied van accountancy, fiscale zaken, financieringen en ondernemen in breedste zin van het woord.

“wij denken graag met de klant mee, we kijken voorruit en willen een toegevoegde waarde zijn voor onze klanten”.

Priore vindt kwaliteit, kennis en kundigheid erg belangrijk en is daarom aangesloten bij SRA, een netwerkorganisatie voor accountants- en advieskantoren. Door de bundeling van kennis en ervaring kunnen SRA-kantoren ondernemers optimaal ondersteunen en adviseren. En dat staat bij hen op één; persoonlijke en kwalitatieve ontzorging van hun klanten.

René Hiemstra, reeds 12 jaar werkzaam bij Priore, is relatiebeheerder en accountant. Hij heeft binnen Priore inmiddels zijn eigen klantenkring opgebouwd en neemt daarnaast, samen met een collega, interne IT vraagstukken voor zijn rekening.

Hoe hij aan die taak gekomen is? Hij had altijd al interesse in automatisering, zowel privé als op het werk. En van het één kwam het ander. Intern maar ook klanten weten hem altijd wel te vinden als zich computerproblemen voordoen. Nu dataveiligheid een steeds groter onderwerp wordt, ook in de accountancy wereld, wordt zijn rol hierin alleen maar belangrijker.

“Wij kunnen niet zonder ICT. De tijden dat mensen met een schoenendoos vol papieren aan kwamen zetten zijn vrijwel voorbij. In verband met het vertrouwelijkheidsniveau van de data, versturen wij vrijwel niets meer per e-mail. We werken met een online portaal. Onze klanten kunnen daar inloggen, informatie aanleveren en documenten downloaden. Dat is vaak even wennen voor ze, maar als de reden van het gebruik wordt uitgelegd, dan begrijpen klanten het wel. Als we het hebben over welke drie punten, qua ICT, wij het allerbelangrijkst vinden, dan staat dataveiligheid met stipt op één.”

De overstap

Een tijd terug kwam Priore, via één van hun klanten, in contact met AKSI Automatisering. Ze waren hun vorige automatiseringspartij een beetje ontgroeid en hadden een technisch probleem waar AKSI mee kon helpen. Er volgde een gesprek met Adwim (accountmanager bij AKSI) en dat klikte meteen goed. De hardware op locatie, zowel de servers als de randapparatuur, was toe aan vervanging en AKSI kwam met een passend voorstel. Onderdeel daarvan was het hosten van Priore in de AKSI Cloud. In oktober was het dan uiteindelijk zo ver en draaide Priore op hun nieuwe omgeving.

“Wij zijn erg tevreden met de huidige oplossing en dan spreek ik zowel voor de thuiswerkers als voor de collega’s op kantoor,” geeft René aan.

Kort toegelicht: AKSI Cloud 

De AKSI Cloud is een ‘lokale’ cloudoplossing die gebruik maakt van een drie datacenter concept; het AKSI datacenter in Haren, een datacenter in Hoogkerk en een datacenter in Groningen. Het voordeel van deze oplossing is dat het volledig wordt beheerd en bewaakt door AKSI Automatisering. Je data staat op een aanwijsbare plek in Nederland, waar dus ook de Nederlandse wetgeving op van toepassing is. Doordat je data in drie datacenters gerepliceerd wordt, hoef je niet meer bang te zijn voor dataverlies door brand, waterschade of een aardbeving. Daarnaast hoef je geen servers meer aan te schaffen en is de dienstverlening die je afneemt makkelijker schaalbaar plus maandelijks opzegbaar.

“Bij ons zijn dataveiligheid, betrouwbaarheid en continuïteit belangrijke onderwerpen als het gaat om ICT. Met continuïteit doel ik op zowel beschikbaarheid als goede support. We vinden het belangrijk dat we snel geholpen worden, simpelweg omdat onze dienstverlening afhankelijk is van internet.

Als we AKSI Automatisering een verbetersuggestie mogen geven, dan zouden wij willen aandragen dat de informatievoorziening wellicht nog iets optimaler kan. Als er een verstoring plaatsvindt, zouden we het fijn vinden om proactief geïnformeerd te worden.”

Persoonlijke aandacht is ook een belangrijk thema bij AKSI Automatisering. Ons dienstenportfolio is zo opgebouwd dat we voor elke klant een passende oplossing (op maat) kunnen samenstellen. Inzicht in de processen van onze klanten is daarom cruciaal. We ontvangen graag feedback zodat we onze dienstverlening kunnen verbeteren.

René, bedankt voor jouw tijd. In post-corona tijd hopen we je graag een keer op locatie uit te nodigen.

Medewerker interview: Ben vertelt

Ben, medewerker van het eerste uur, werkt als operations medewerker op de technische afdeling van AKSI. Hij is onder andere verantwoordelijk voor de beschikbaarheid en de continuïteit van systemen. We vroegen Ben om zijn werk toe te lichten, om buitenstaanders een idee te geven van wat er binnen een ICT organisatie zoal gaande is.

  • Hoe ben je bij AKSI Automatisering terecht gekomen?

Via een werving & selectie bureau werd ik aangedragen voor een vacature van AKSI Automatisering. Destijds bestond AKSI nog alleen uit Adwim en Ronald en ik kwam de servicedesk versterken. Uiteindelijk ben ik doorgegroeid naar operations.

  • Wat houdt het werk van een operations medewerker in?

Een operations medewerker is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van alle ICT-systemen. Ik zorg er bijvoorbeeld voor dat een back-up ingeregeld wordt als een server van een klant in beheer genomen wordt en de dagelijke controles en restore. Maar ook dat de updates regelmatig worden uitgevoerd. De operations afdeling bewaakt de beschikbaarheid door middel van monitoring en grijpt proactief in als bijvoorbeeld een schijf van een server vol dreigt te lopen. Daarnaast zijn wij het eerste aanspreekpunt voor het disaster recovery beleid.

Operations wordt daarnaast ook vaak ingezet om te helpen met hardware defecten of hardware uitleveringen. Het is dus niet zo dat je als operations medewerker steeds op dezelfde locatie werkzaam bent. Je komt ook bij klanten op locatie. AKSI Automatisering maakt gebruik van meerdere datacentra en daar moet ik ook zo nu en dan heen.

  • Waar haal je het meeste plezier uit?

Persoonlijk vind ik het leuk om nieuwe trajecten te adopteren. Als een klant een nieuwe server krijgt, dan gaat dat via het projectbureau. Als de server eenmaal uitgeleverd is, is het de beurt van operations om voor continuïteit te zorgen. Updates gebeuren tegenwoordig geautomatiseerd, maar dat moet wel goed uitgedacht, afgestemd en ingeregeld worden. Er wordt, indien gewenst, antivirus op gezet en we controleren of we de documentatie (denk aan een netwerktekening) nog moeten aanvullen.

Naast nieuwe trajecten gebeurt het ook vaak dat we bestaande serveromgevingen van een nieuwe klant overnemen qua onderhoud. Dan is het een uitdaging om die omgeving qua inrichting netjes te maken, een goede inventarisatie te doen en de documentatie op orde te maken.

  • Wat is het lastigst aan je huidige werk? Zijn er dingen die je minder leuk vindt?

Repeterende taken met betrekking tot updates vind ik iets minder, maar dat is nu eenmaal iets wat er bij hoort.

  • Is je werk de afgelopen jaren veel veranderd? Heeft de AVG bijvoorbeeld impact gehad op jouw werkzaamheden?

Er zijn continu nieuwe technische ontwikkelingen, maar dat maakt mijn werk interessant. Veel klanten die vroeger een on premise oplossing hadden gaan nu naar de cloud. Daarnaast worden back-up en opslagmethodes steeds professioneler en veelzijdiger.

Qua beleid is het één en ander verandert binnen AKSI. De AVG heeft daar invloed op gehad, maar die veranderingen waren gewenst. De veiligheid van systemen wordt nu nog serieuzer genomen door onze organisatie en door onze klanten. Dat maakt mijn werk makkelijker.

  • Wanneer hebben klanten contact met jou?

Bij een hardware defect, zoals een de vervanging van een harde schijf, of het uitleveren van bepaalde hardware kom ik in beeld. Daarnaast voer ik een back-up recovery uit op verzoek of in het geval van een disaster.

  • AKSI is de afgelopen jaren gegroeid en verhuisd, wat resulteert in een nieuwe werkomgeving aan de Meerweg. Hoe ervaar je dat?

In het begin werkte ik nauw samen met Ronald en Adwim. De lijntjes waren erg kort. Daardoor was iedereen altijd overal van op de hoogte. Inmiddels zitten we op 15 medewerkers en dan is het belangrijk om interne processen goed op orde te hebben. Daarom zijn er de afgelopen jaren een heel aantal dingen veranderd. We voldoen nu aan de ISO 27001 certificering en dat vereist een bepaalde manier van werken. Omdat we nog steeds groeien, moeten we blijven optimaliseren. Regelmatig word ik gevraagd mee te denken om bepaalde processen te verbeteren, maar er is ook ruimte voor eigen initiatief. Dat hoort ook bij de functie vind ik. Het nadenken over, en verbeteren van procedures zorgt voor een continue verbetering. Als je dagelijks in zo’n proces zit heb je daar veel kennis van, samen met een frisse blik van iemand buiten dat proces kom je snel tot een beter resultaat. Zo heb ik onlangs gewerkt aan het in kaart brengen van ons knowledge management en heb ik een testprocedure bedacht en uitgewerkt voor het testen van de noodstroom voorziening in ons nieuwe kantoor en datacenter Haren.

Bedankt voor je tijd, Ben!

Deze week is Ben 12,5 jaar in dienst bij AKSI Automatisering! Voor AKSI is hij de eerste medewerker die het koperen jubileum haalt. In de ICT branche van tegenwoordig een bijzonder feit. Dat wordt uiteraard gevierd met taart!